آموزش دفاتر تجاری الکترونیکی 404

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی1404/ آموزش ثبت و ارسال

۲۳ام اردیبهشت ۱۴۰۴

در سال ۱۴۰۴، موضوع الکترونیکی شدن دفاتر تجاری بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گرفته است. با گسترش ابزارهای دیجیتال و سیاست‌های مالیاتی جدید، کسب‌وکارها نیاز دارند تا اطلاعات مالی خود را دقیق‌تر و شفاف‌تر ثبت و گزارش کنند. دفاتر تجاری الکترونیکی به عنوان جایگزینی برای دفاتر کاغذی، نقش مهمی در این فرآیند دارند. در این مقاله قصد داریم نگاهی داشته باشیم به مفهوم دفاتر تجاری الکترونیکی، مزایا و چالش‌های آن‌ها، و اینکه صاحبان کسب‌وکار چگونه باید برای استفاده از این دفاتر آماده شوند.

دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

دفاتر الکترونیکی به سیستم‌هایی گفته می‌شود که جایگزین دفاتر دستی و کاغذی در کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌شوند. این سیستم‌ها معمولاً به منظور ثبت، ذخیره‌سازی، و پردازش اطلاعات مالی، حسابداری و مدیریتی به‌صورت دیجیتال طراحی می‌شوند. دفاتر الکترونیکی از فناوری‌های نوین برای بهبود کارایی، دقت و سرعت در انجام امور مختلف استفاده می‌کنند.

چه کسانی باید از سامانه دفاتر تجاری استفاده کنند؟

تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که طبق قانون ملزم به پلمپ دفاتر روزنامه و کل هستند، موظف به استفاده از این سامانه برای ثبت و ارسال دفاتر خود می‌باشند.

اطلاعیه مهم سازمان امور مالیاتی در رابطه با آغاز بهره‌برداری آزمایشی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

با راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، دوره‌ای آزمایشی برای آموزش و آشنایی کاربران با نحوه استفاده از این سامانه از تاریخ ۱ اردیبهشت ۱۴۰۴ آغاز شده و تا ۱۷ اردیبهشت ادامه خواهد داشت (که تا 20 خرداد ماه 1404 تمدید شده است)

در این بازه زمانی، کاربران می‌توانند اطلاعات خود را صرفاً به‌منظور تست و تمرین در سامانه ثبت کنند. پس از پایان دوره آموزشی، تمامی داده‌های وارد شده حذف شده و آغاز رسمی بهره‌برداری از سامانه از طریق اطلاعیه‌ای مجزا اعلام خواهد شد.

تمدید دوره استفاده آموزشی از سامانه دفاتر تجاری الکتونیکی تا 20 خرداد 1404

بر اساس اعلام سازمان امـور مالیاتی کشـور، دوره استفاده آموزشی از سامانه دفاتـر تجـاری الکترونیکی تا پایـان روز ۲۰ خـرداد ۱۴۰۴ تمديد شد ایـن تصميم بـا توجـه بـه استقبال مؤدیان و درخواستهای مکرر از سـوی اصناف، شرکتها و
مدیران مالی اتخاذ شده است.

پیش‌نویس اصلاحیه آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم درباره دفاتر الکترونیکی منتشر شد (نسخه غیرقابل استناد)

سازمان امور مالیاتی کشور پیش‌نویس اصلاحیه آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم را منتشر کرده است. بر اساس این پیش‌نویس، مؤدیان مشمول موظف‌اند کلیه اسناد و دفاتر مالی خود را به‌صورت الکترونیکی و مطابق با استانداردهای سامانه‌های سازمان ثبت و نگهداری کنند.

تنها دفاتر الکترونیکی ثبت‌شده در سامانه رسمی، در فرآیند رسیدگی مالیاتی معتبر خواهند بود. هدف این اصلاحیه، افزایش شفافیت مالی، کاهش تخلفات و تسریع در بررسی پرونده‌های مالیاتی اعلام شده است.

مؤدیان باید هرچه سریع‌تر نسبت به بررسی جزئیات این اصلاحیه و آماده‌سازی زیرساخت‌های لازم برای اجرای آن اقدام کنند. این پیش‌نویس جهت دریافت نظرات فعالان اقتصادی منتشر شده و نسخه نهایی به‌زودی اعلام خواهد شد.

دانلود پی دی اف پیش نویس اصلاحیه آیین نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات های مستقیم

مهلت بارگذاری اطلاعات در دفاتر الکترونیکی بر اساس پیش نویس اصلاحیه آیین نامه اجرایی ماده ٩۵ قانون مالیات های مستقیم (ماده ۶ مکرر)

مهم ترین اهداف دفاتر تجاری الکترونیکی:

کاهش هزینه‌ها
افزایش دقت و صحت داده‌ها
دسترسی آسان به اطلاعات
امنیت بالاتر
تسهیل گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها

بخشنامه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

نکات مهم بخشنامه :

ایجاد فرصت آشنایی:

از تاریخ ۱۴۰۴/۰۲/۰۲ تا ۱۴۰۴/۰۲/۱۷، فرصت ۱۵ روزه‌ای به صورت آزمایشی برای آشنایی کامل با عملکرد سامانه و تمرین استفاده از آن داده شده است.

شروع بهره‌برداری عملیاتی:

بهره‌برداری رسمی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی از تاریخ ۱۴۰۴/۰۲/۱۸ خواهد بود.

اطلاعات دفاتر به صورت الکترونیکی:

اطلاعات پلمپ دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی و مستقیم از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دریافت می‌شود. نیازی به ثبت دستی توسط مؤدی نیست.

راهنما و آموزش :

دانلود پی دی اف راهنمای تحریر دفاتر الکترونیکی سال 404

پشتیبانی:

در صورت بروز اشکال، مؤدیان می‌توانند با مرکز تماس سازمان به شماره ۱۵۲۶ تماس بگیرند.

ویدئو آموزشی دفاتر تجاری الکترونیکی

در این ویدئوی آموزشی، به‌ صورت کامل و گام‌به‌گام با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی آشنا می‌شوید.

از ثبت‌نام و ورود به سیستم گرفته تا ثبت اطلاعات دفاتر، بررسی خطاهای احتمالی و دریافت تأییدیه‌ها، همه مراحل به‌صورت تصویری توضیح داده شده‌اند.

اگر به‌تازگی با این سامانه کار می‌کنید یا می‌خواهید اطلاعات خود را بدون اشتباه وارد کنید، تماشای این آموزش را از دست ندهید!

آموزش بارگذاری دفاتر تجاری الکترونیکی در نرم افزار سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار در نسخه 6.0.7 تغییرات جدیدی لحاظ کرده که مودیان میتوانند به راحتی فایل مورد نیاز برای بارگذاری در سامانه ی دفاتر تجاری الکترونیکی را از نرم افزار حسابداری سپیدار خروجی گرفته و در سامانه https://my.tax.gov.ir بارگذاری کنند .

شما میتوانید از فایل راهنمای زیر جهت گرفتن خروجی و بارگذاری استفاده کنید.

دانلود فایل راهنمای تهیه خروجی دفاتر تجاری الکترونیکی از نرم افزار حسابداری سپیدار

آموزش مراحل کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند مرحله ساده انجام می‌شود. در ادامه، هر یک از این مراحل به‌صورت خلاصه توضیح داده خواهد شد.

1_ورود به سامانه

آدرس: https://my.tax.gov.ir

ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

2_دانلودقالب اکسل

برای ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی اطلاعات زیر رو در اکسل باید کامل کنید :

شماره سند
کد حساب کل
عنوان حساب کل
کد حساب معین
عنوان حساب معین
مبلغ بدهکار (ریال)
مبلغ بستانکار (ریال)
تاریخ سند
شرح سند

3_نکات مهم تکمیل فایل اکسل:

اطلاعات فقط باید دریک شیت اکسل قرار گیرد.
عنوان و ترتیب ستونها باید مطابق قالب سامانه باشد.
ستونهای گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
در هر سطر تنها یکی از ستونهای گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
فایل هایی بابیش از۱۰۰۰رکوردباید به فرمتCSVبارگذاری شوند.
فرمت تاریخ گردش بایدبه شکلYYYY/MM/DD باشد.مثال:20/12/1403
تاریخ گردش هر سطر (رکورد) باید در محدوده بازه زمانی گردش حسابها قرار داشته باشد، به گونه ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد.

4_ بارگذاری فایل و تنظیمات اولیه

انتخاب نوع فایل Excel یاCSV
تعیین کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
تعیین تاریخ آخرین رویداد فایل جاری (پس از این تاریخ نمی‌توان سند جدید ثبت کرد)

5- پیش‌نمایش و ثبت فایل

پس از بارگذاری، پیش‌نمایش فایل نمایش داده می‌شود.
در صورت تأیید، با کلیک روی دکمه «ارسال» فایل ثبت می‌گردد.

6_پیگیری و مشاهده وضعیت فایل‌ها

در صفحه نخست سامانه، وضعیت فایل‌های بارگذاری‌شده قابل مشاهده است
در صورت نیاز می‌توان فایل را حذف و مجدداً بارگذاری کرد

دانلود پی دی اف راهنمای تحریر دفاتر الکترونیکی سال 1404

سخن پایانی…

ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی؛ گامی مهم در شفاف‌سازی مالیاتی

دفاتر تجاری الکترونیکی یکی از ابزارهای نوین برای ثبت قانونی فعالیت‌های مالی مؤدیان مالیاتی است. با استفاده از این سامانه، مؤدیان می‌توانند دفاتر قانونی خود را به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به مراجعه حضوری ثبت و ارسال کنند. این روش علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان، موجب کاهش خطاهای انسانی، حذف کاغذبازی، و افزایش شفافیت در امور مالیاتی می‌شود.

برای ارسال موفق فایل‌های دفاتر الکترونیکی، رعایت دقیق مراحل ثبت و نکات فنی مربوط به سامانه ضروری است. هرگونه اشتباه در فرمت یا اطلاعات وارد شده ممکن است باعث رد دفاتر شود. به همین دلیل، توصیه می‌شود قبل از اقدام به ارسال، از مشاوره حسابداران یا کارشناسان مالی با تجربه استفاده کنید.

اگر نیاز به راهنمایی در خصوص نحوه ثبت دفاتر الکترونیکی، رفع خطاهای متداول، یا آموزش استفاده از سامانه ثبت دفاتر دارید، با ما در تماس باشید. با همراهی یک تیم متخصص، می‌توانید با اطمینان خاطر دفاتر خود را مطابق قوانین مالیاتی کشور ثبت نمایید.

برای ارتباط با ما اینجا کلیک کنید.

سوالات متداول تنظیم دفاتر الکترونیکی

1- قالب اکسل را از کجا باید دانلود کنم؟

پس از ورود به سامانه، در صفحه اول دو دکمه در اختیار شماست. با کلیک بر روی دکمه‌ی «دانلود قالب اکسل»، فایل قالب دریافت می‌شود.

2– چه اطلاعاتی باید در فایل اکسل وارد شود؟

کد حساب کل ،عنوان حساب کل، کد حساب معین، عنوان حساب معین ، کد حساب تفصیلی، عنوان حساب تفصیلی ،گردش بدهکار (ریال) ، گردش بستانکار (ریال)، تاریخ گردش حساب

3_ در فایل اکسل چه بازه‌ی زمانی‌ای باید ثبت شود؟

بازه‌ی زمانی باید در محدوده‌ی سال مالی همان دفتر پلمپ باشد. برای مثال، اگر سال مالی از 01/01/1404 تا 29/12/1404 است، فایل اکسل نمی‌تواند شامل تاریخی خارج از این بازه باشد.

4_چرا فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد؟

در هر ردیف از فایل اکسل، فقط یک گردش مالی مرتبط با یک حساب تفصیلی ثبت شود. اگر همزمان هر دو ستون مقدار داشته باشند، فایل دارای اشکال خواهد بود.

5_کد پلمپ دفتر را از کجا بیاورم؟

برای هر سال مالی، از سامانه‌ی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، کد پلمپ مرتبط با آن سال مالی را دریافت می‌کند. سپس در مرحله‌ی بارگذاری فایل، از لیست کدهای پلمپ، باید کدی را انتخاب کنید که قبلاً در سامانه ثبت و تأیید شده باشد

6_منظور از تاریخ آخرین رویداد فایل جاری در فرم بارگذاری فایل چیست؟

این تاریخ، آخرین تاریخ ثبت‌شده در فایل اکسل یا csv است. سامانه این تاریخ را از شما می‌پرسد تا با محتوای فایل هماهنگ باشد.

7_چه زمانی دکمه‌ی ثبت نهایی را باید بزنم؟

پس از بارگذاری موفق فایل و اطمینان از صحت اطلاعات، برای نهایی شدن فرآیند و ذخیره‌ی اطلاعات در سامانه، باید دکمه‌ی «ثبت نهایی» در ستون وضعیت فایل کلیک کنید.

8_اگر فایل من خطا داشته باشد، خطاها کجا نمایش داده می‌شوند؟

در صورتی‌که فایل دارای اشکال باشد، سامانه در پیش‌نمایش یا مرحله‌ی بارگذاری، پیام خطا نمایش می‌دهد و وضعیت بارگذاری به صورت «ناموفق» ثبت خواهد شد. سپس می‌توانید فایل را اصلاح کرده و مجدداً بارگذاری کنید.

9_آیا می‌توانم چند فایل برای یک دفتر پلمپ بارگذاری کنم؟

بله، می‌توانید اطلاعات دفتر روزنامه را در قالب چند فایل اکسل که هر کدام برای بازه‌های زمانی مختلف و بدون تداخل زمانی باشند، بارگذاری و ثبت کنید.

10_چرا تاریخ شروع بازه بارگذاری را انتخاب نمی‌کنم؟

تاریخ شروع بازه بارگذاری به صورت خودکار، یک روز بعد از پایان بازه‌ی قبلی تعیین می‌شود. همچنین زمانی که بنابراین نیازی به انتخاب دستی این تاریخ نیست.

11_برای هر بازه زمانی چند بار می‌توان فایل بارگذاری کرد؟

برای هر بازه‌ی زمانی فقط یک بار امکان بارگذاری فایل وجود دارد. بازه‌های بعدی نباید با بازه‌های قبلی تداخل زمانی داشته باشند. در صورتی که بارگذاری فایل ناموفق باشد، می‌توانید مجدداً برای همان بازه زمانی فایل جدید بارگذاری کنید. اما در صورت بارگذاری موفق و ثبت نهایی، امکان بارگذاری مجدد برای آن بازه وجود ندارد.